I. Vị trí, chức năng
1. Phòng Hành chính - Tổ chức là phòng trực thuộc trường Trung cấp VHNT và Du lịch Hải Phòng.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức có chức năng tham mưu, giúp Ban giám hiệu chỉ đạo, điều hành trong công tác hành chính: Công tác tuyển dụng, sử dụng, quản lý đội ngũ nhà giáo, cán bộ quản lý, viên chức, người lao động; Hành chính - văn thư; Cơ sở vật chất.
3. Phòng Hành chính - Tổ chức có chức năng tham mưu, giúp Ban giám hiệu về công tác kế hoạch, tài chính, kế toán, thống kê; tổ chức thực hiện việc xây dựng, phân bổ, quyết toán các nuồn tài chính hàng hàng năm của trường theo quy định của pháp luật. Đồng thời chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của Hiệu trưởng nhà trường.
II. Nhiệm vụ, quyền hạn
Tham mưu giúp việc Hiệu trưởng, phối hợp các phòng, khoa, trung tâm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Nhiệm vụ
1.1. Công tác hành chính
1.1.1. Công tác tuyển dụng, sử dụng, quản lý đội ngũ nhà giáo, cán bộ quản lý, viên chức, người lao động:
- Tuyển dụng, sử dụng, quản lý đội ngũ nhà giáo, cán bộ quản lý, viên chức, người lao động của nhà trường đảm bảo đủ về số lượng, phù hợp với ngành, nghề, quy mô đào tạo theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn các phòng, khoa, trung tâm thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, chuẩn chức danh nghề nghiệp của nhà giáo, giáo dục nghề nghiệp theo quy định.
- Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong nhà trường.
- Thực hiện các chế độ, chính sách: thâm niên, nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn;
- Thực hiện công tác quy hoạch, bổ sung quy hoạch theo quy định;
- Thực hiện và hướng dẫn thực hiện đánh giá, xếp loại chất lượng viên chức, NLĐ theo quy định hiện hành;
- Hướng dẫn tập thể, cá nhân thực hiện công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật theo quy định; Quản lý, hồ sơ thi đua, khen thưởng của nhà trường;
- Lưu trữ, quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức, người lao động theo quy định.
1.1.2. Công tác hành chính - văn thư
- Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra và thực hiện công tác hành chính, kiểm tra thể thức và ban hành văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư lưu trữ.
- Thực hiện dự thảo các văn bản hành chính nhà nước khi có yêu cầu; sửa đổi, bổ sung các văn bản hành chính theo quy định.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các phòng, khoa tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các nhiệm vụ chuyên môn khác; Giúp BGH trong việc tiếp tân, tiếp khách;
- Công tác văn thư lưu trữ:
+ Tiếp nhận, bảo mật và phân loại công văn đến, trình Hiệu trưởng và chuyển công văn của nhà trường đến các phòng, khoa trên hệ thống Quản lý văn bản điều hành đúng quy định để giải quyết kịp thời;
+ Quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu, công văn đi và đến theo đúng quy định; đảm bảo quy trình, tính pháp lý, thể thức văn bản trước khi trình BGH ký;
+ In sao các loại văn bản, tài liệu phục vụ cho công việc của Nhà trường;
+ Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định của Pháp luật.
- Công tác bảo vệ, lao công: Thực hiện công tác an ninh chính trị, trật tự an toàn cho CB, GV, người học và tài sản, trang thiết bị của trường. Trực, tuần tra canh gác thường xuyên, liên tục 24/24; phối hợp thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy; kiểm tra, kiểm soát người và phương tiện ra vào cơ quan trường học theo đúng nội quy; Quản lý lao công quét, dọn khu làm việc, lớp học và chăm sóc cảnh quan sân trường.
1.1.3. Công tác cơ sở vật chất
- Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, thiết bị, tài sản của trường theo quy định của pháp luật.
- Có trách nhiệm chỉ đạo công tác bảo vệ tài sản, trang thiết bị dạy và học, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão, vệ sinh môi trường, an ninh chính trị, trật tự an toàn trong nhà trường;
- Lập kế hoạch, đề xuất, sửa chữa, mua sắm bổ sung CSVC của nhà trường; Mua sắm vật tư, trang thiết bị, văn phòng phẩm;
- Bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị điện, nước phòng học, phòng làm việc, phòng chức năng theo quy định;
- Bảo quản, phụ trách thiết bị âm thanh, trang trí khánh tiết phục vụ các hoạt động của nhà trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao và theo quy định của pháp luật.
1.2. Công tác tài chính
- Xây dựng, tổng hợp kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Lập dự toán ngân sách, phân bổ dự toán, thực hiện dự toán thu - chi ngân sách nhà nước theo các nhiệm vụ được giao hằng năm và dự toán được cấp có thẩm quyền bổ sung, điều chỉnh.
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán. Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các quy định về tài chính, tuân thủ chuẩn mực kế toán, các quy định theo Luật Kế toán và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
- Thực hiện các thủ tục giao dịch tài chính, thanh toán và quyết toán.
- Theo dõi, quản lý các nguồn kinh phí: đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn thu sự nghiệp và nguồn thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.
- Theo dõi, quản lý và quyết toán các nguồn kinh phí theo quy định của Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn thực hiện.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách và công khai tài chính, ngân sách của đơn vị;
- Quản lý, sử dụng tài sản công theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công, quản lý và sử dụng nguồn tài chính theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, hảo hiểm y tế , kinh phí coogn đoàn và các chính sách, chế độ đối với viên chức, người lao động thuộc đơn vị, học sinh sinh viên của nhà trường.
- Tham gia xây dựng các quy chế, quy định về tài chính.
- Hướng dẫn, phổ biến các quy định, chính sách tài chính cho các đơn vị có liên quan.
- Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chính theo chế độ kế toán hiện hành.
- Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo.
2. Quyền hạn
- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký một số văn bản nội bộ ;
- Giám sát các phòng, khoa, thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ,
- Giám sát thực hiện đánh giá, xếp loại chất lượng viên chức, NLĐ theo quy định hiện hành.
- Hướng dẫn kê khai hồ sơ cán bộ, viên chức, người lao động theo quy định.
- Kiểm tra dự thảo các văn bản hành chính nhà nước của các phòng, khoa khi có yêu cầu.
- Phối hợp, quản lý, vận hành Trang thông tin điện tử nhà trường.
- Kiểm tra, giám sát bảo vệ, lao công thực hiện nhiệm vụ.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của nhà trường; bảo vệ tài sản, trang thiết bị dạy và học.
- Thực hiện, tuyên truyền phục vụ nhiệm vụ chính trị của nhà trường.
- Sử dụng nguồn thu từ hoạt động đào tạo và dịch vụ để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của trường, chi cho các hoạt động đào tạo, bổ sung nguồn tài chính của trường và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật.
- Huy động, nhận tài trợ, quản lý và sử dụng nguồn huy động, tài trợ theo quy định của pháp luật nhằm thực hiện các hoạt động của nhà trường;
- Kiểm tra, theo dõi các nguồn kinh phí theo quy định của Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn thực hiện. Kiểm tra, theo dõi chế độ tiền lương và các chính sách, chế độ đối với viên chức, người lao động thuộc đơn vị.
III. Cơ cấu tổ chức
1. Lãnh đạo phòng gồm: 01 trưởng phòng và phó trưởng phòng;
2. Viên chức, người lao động gồm:
- Chuyên viên chính về hành chính- văn phòng
- Chuyên viên hành chính – văn phòng hoặc nhà giáo được điều động, kiêm nhiệm;
- Viên chức kế toán, thủ quỹ
- Văn thư viên;
- Y tế học đường (nếu có)
- Nhân viên hỗ trợ, phục vụ (nếu có);
- Nhân viên bảo vệ, lao công.
IV. Tổ chức thực hiện
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, cán bộ, viên chức, người lao động kịp thời phản ánh qua lãnh đạo phòng để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
